파일과 일정을 체계적 관리하는 방법 - {ㄷ} lib [2020] - 1 // A 서론 + B1 규칙적용 //

파일과 일정을 체계적 관리하는 방법 - {ㄷ} lib [2020] - 1 // A 서론 + B1 규칙적용 //

{ㄱ} index [2016~2017]
{ㄴ} project [2018~2019]
{ㄷ} lib [2020]
        -1 // A 서론 + B1 규칙적용 //
        -2 // B2 프로그램 선택 //
        -3 // B3 안정성 + C결론 //

 

 

//A 서론//

앞서 포스팅한 {ㄱ} index [2016~ 2017]는 '나의 일들'을 정리했고, {ㄴ} project [2018~2019]에서는 학문체계라는 가지에서 관심있는 분야에 나뭇잎을 더해가는 식으로 '연구'한 것들을 어떻게 정리하는지에 대해 썻다.
일을 하든 연구를 하든 내 생각만으로 할 수 있는건 없기 때문에 참고할 만한 자료는 항상 컴퓨터 어딘가에 떠돌아 다니다가 중복되는게 있기도 하고 잃어버리거나 실수로 삭제해버리는 경우가 있다. 맥에는 'spotlight'기능이 있어서 제목만 검색하면 파일을 찾을 수 있기는 하지만 나는 참고자료도 관리하기 용이하도록 정리해두면 검색만으로 참고했던 자료들이 더 가치있게 사용될 것 같다는 생각을 했다.

정리 대상은 아래와 같다. (Sort by 두서없이)

• 책장에 꽂혀있는 종이책들
• 프린트해 두었던 주요기사
• 지면으로 된 신문기사, 잡지 스크랩
• 여러 기관에서 제공된 pdf보고서
• hwp나 pages형식의 계약서 및 기타 문서
• jpg로 된 다이어그램
• pdf로 된 논문
• pdf로 된 서적
• pdf로 웹사이트에서 스크랩한 기사
• 홀짝수 페이지가 한페이지로 되어있는 pdf (개인적으로 이런 형식 제일 싫음)
• mindnode, 엑셀, ppt, word, 각종 문서들
• 제공처가 불분명하거나 콘텐츠
• 각종 통계자료
• 가이드라인

정리하기에 앞서 참고자료에 규칙을 정할 필요가 있었고,
파일을 최대한 활용할 수 있도록 하면서 빠릿한 프로그램을 선택할 필요가 있었고,
컴퓨터가 갑자기 고장나버려도 자료를 잃지 않을 안정적인 방법이 필요했다.
그래서 참고자료를 보관할 수 있는 라이브러리를 만들기 위해 3가지를 염두해두었다.
'Dosoonjunglibrary'라는 이름도 지어줬다.✌️

 

//B 본론//

B1 규칙적용 (파일 확장자 규칙, 파일 분류 규칙, 출저 표기, 정기성 유무)
B2 프로그램 선택 (DEVONthink, ABBYY FineReader, CZUR Aura, PDF Export)
B3 안정성 (iCloud, 데본싱크DB 수동백업, 타임머신 자동백업)

//B1 규칙적용//

규칙없이 관리할 방법은 없는 것 같다.

//B1A 파일 확장자 (PDF)//

난 거이 모든 문서를 pdf로 변환해서 저장한다. 맥을 사용하면서 pdf가 굉장히 편해서이다. '맥에서 pdf로 쉽게 저장하는 법'참조.
맥에서 기본으로 pdf를 열면 '미리보기'앱으로 열리게 된다. '미리보기'앱도 나쁘진 않다. B2에서 설명하겠지만 난 PDF expert앱을 사용한다. 아이폰 아이패드에도 동일한 앱이 있어서 같은 인터페이스로 그대로 사용할 수 있어서 좋다.

논문이나 보고서, 가이드라인은 대부분 pdf파일이지만 계약서나 계약사항, 공기관에서 제공되는 파일중에는 hwp라는 아래한글 문서를 봐야하는 경우도 있다. 이때에도 참조만 하는 경우라면 한글뷰어 켜서 바로 pdf변환한뒤 삭제한다. hwp파일은 다른 프로그램과 굉장히 안친하기 때문이다.

이렇게 PDF 문서로 변환하는데에는 아래 조건이 충족되어서이다.

1. 프로그램 활용성 (데본싱크 프로그램)
2. 지면으로 된 문서 스캔시 OCR분석 가능
3. 아이폰, 아이패드 등의 기기와 동일한 프로그램 사용 가능
4. 애플펜슬을 사용해서 필기 가능
5. 링크 추가 가능 (웹주소, 파일 내 페이지)
6. 텍스트 박스 추가 가능
   내가 참고자료로 저장하는 모든 문서들이 위의 6가지가 모두 가능하도록 하기 위해서는 파일 형식이 일괄적이여야할 필요를 느꼇다. 하지만 그렇지 않은경우도 있다. 위의 기능보다 다른 기능이 필요한 성격의 참고자료가 있기 때문이다.

통계자료는 애플펜슬로 메모할 필요는 없지만 정렬기준을 바꿔져야하는 기능이 필요하다. 그래서 엑셀파일로 저장한다.
마인드맵도 pdf로 변환하지 않는다.

//B1B 파일분류 규칙 (DDC)//

내가 가지고 있는 책들을 스캔해서 pdf변환하면서 어떻게 책들을 정리할까 하다가 도서관에서 책을 정리하는 방식으로 해야겠다는 생각이 들었다. 그래서 찾아보니 각 도서관들도 책을 분류하는 방식에 조금씩 차이가 있었다. 크게 KDC와 DDC가 있다.
KDC (한국십진분류법)
DDC (듀이십진분류법)
KDC는 DDC를 기반으로 국내 도서관 현황에 맞추어서 내용수정을 한 분류법이다.
DDC는 현대 분류표 대부분이 이 분류법에 영향을 받을 정도로 절대적인 위치를 갖고 있는 분류법이다.

난 대부분의 도서관에서 활용한다는 DDC로 분류해서 책들을 분류했다.
책을 검색하면 DDC값을 알 수 있기 때문에 분류하기 쉽다.
::그래서 DDC분류법을 통해서는 주로 책을 분류할 때 사용한다.::

DDC에서 500 자연과학을 보면
500 자연과학
510 수학
511 수학 일반원리
512 대수학
513 산술
514 위상수학
520 천문학 & 연계과학
530 물리학
이렇게 작은 자릿수가 추가되면서 하위항목으로 내려간다. 소수점까지 들어갈 수 있다.

다른 도서관들도 변형한다고 하니까 나도 하위항목들은 내가 편한대로 분류하고 있다.
아래처럼 DDC로 분류하면 도서관에서 찾던 느낌이랑 같아서 빠르게 책을 찾을 수 있다.

하지만 듀이십진 분류법도 단점은 있다.
복합주제에 대해 다룬 자료들은 보관하기 어렵다. 난 그래서 DDC분류법을 사용하는 건 책이랑 많이 참조하지 않은 출저의 자료들을 보관할 때 사용한다.

DDC방법으로 분류하지 않은 자료들은 다른 규칙에 따라 분류한다.

//B1C 파일분류 규칙 (출저)//

DDC에서 주로 책을 분류했다면 다른 자료들은 대부분 출저에 따라 분류한다.
이를테면

조직 - 예술경영지원센터
조직 - 한국디자인진흥원
조직 - 한국저작권위원회
잡지사 - 월간사진
잡지사 - 퍼블릭아트
잡지사 - CA(퓨터미디어)
채널 - 콘텐타
채널 - IDG
채널 - ㅍㅍㅅㅅ
이런식이다.
DDC분류가 내용을 기준으로 정리되어있다면 이같은 방식은 출저 기준으로 분류했다.
왜? 스크랩하고 저장하는데 편하기 때문이다.
각 채널마다 카테고리가 있고 대부분 복합주제를 다룬 내용이지만 길이는 책처럼 길지 않다. 그래서 내용 기준으로 분류했다간;; 어디에 저장할지 고민하는데 많은 시간이 필요할 것이다.
채널별로 구분해서 해당 채널이 구분지은 카테고리에 맞게 내가 자료를 저장할 때에도 동일한 형식으로 폴더를 만든다면 저장할때에도, 꺼내볼때에도, 웹사이트에서 보여주는 것과 동일한 구성이다보니 확실히 편하다.

하지만 단점도 있다.
각 기관마다 제공하는 자료들은 성격이 있다. 한 해동안 연구한걸 보여주는 연구 보고서일수도 있고 주기적으로 발행하는 콘텐츠일수도 있다. 즉 발행주기가 다른 자료들을 하나의 출저 - 폴더에 저장하다보면 전달하는 내용의 무게를 짐작하기 어렵다.
대체로 발행주기가 짧은 자료보다 주기가 긴 자료가 심도있는 내용을 다루기 때문이다.
그래서 이 분류를 보완한 방법이 아래 분류 방법이다.

//B1C 정기성 유무//

발행주기에 따라 구분지으려고 이렇게 나누었다. '주기가 긴 레퍼런스', '주기가 짧은 레퍼런스'로 할까 하다가 그냥 정기적, 비정기적으로 했다. 발행주기가 길더라도 정기성만 띈다면 정기적 레퍼런스에 들어가는 것 아니냐고 할 수 있지만 난 이렇게 구분짓는게 편했다.

이렇게 구분지으면 제공처는 같아도 정기적 / 비정기적 이렇게 두가지 폴더로 나뉘게 될 수 있다. 이렇게 나뉘는게 혼동하지 않을까 생각도 들었지만 실제로 사용해보니 혼동되는 일은 없었다!

이렇게 구분지은데에는 출저기준으로만 분류했을 때에 자료의 깊이를 파악할 수 없는 문제를 보완했던 이유도 있지만 다른 이유도 있었다.
각각의 파일내에 내용들을 검색할 수 있게 해주는 데본싱크의 인덱싱 기능 때문이다.
파일을 읽고 밑줄을 긋거나 메모를 할때에 데본싱크에서 파일을 업데이트를 하는 과정에서 인덱싱을 해주는데 이때 시간을 줄이기 위해서이다.
페이지수가 많은 자료와 짧은 자료가 한 폴더에 자리하고 있는 것보다 내용이 짧은 자료는 짧은 것끼리 많은 자료는 그것들 끼리 분류했을 때 인덱싱 시간을 어느정도 줄일 수 있기 때문이다.
지금은 라이브러리에 있는 자료가 3000개 초반이고 메인컴퓨터 한대만 사용하지만 이후에 만 단위로 자료가 있고 서브 노트북으로 사용한다면 찰나의 인덱싱 시간도 작업흐름을 방해할 것이다.

 

이번 포스팅에서는 A~B1을 다루었다. 다음 포스팅에서는 'B2 프로그램 선택'에 대해서 올려야겠다.

아래 링크는 '파일과 일정을 체계적으로 관리하는 방법'의 다른 부분을 볼 수 있는 링크입니다. 

{ㄱ} index [2016~2017]

파일과 일정을 체계적 관리하는 방법 - {ㄱ} index [2016~2017]

{ㄴ} project [2018~2019]

파일과 일정을 체계적 관리하는 방법 - {ㄴ} project [2018~2019]